Rotationsportal der Diplomaten
Jeden Sommer wechseln über 2000 Mitarbeiter*innen des Auswärtigen Amtes den Dienstort. Ab dem nächsten Jahr können sie die erste Version des Rotationsplaners nutzen und einen personalisierten Überblick der Aufgaben ihrer Rotation erhalten.
Ausgangslage
Obwohl es grundsätzlich fachliche und finanzielle Unterstützung von Seiten des Auswärtigen Amtes gibt, sind die Mitarbeiter*innen überwältigt von den Hindernissen und Komplexität der Inanspruchnahme. Die Menge an Bürokratie und die komplizierte Auffindbarkeit von Informationen im Planungsprozess sorgen für Ungewissheit, Überforderung, Stress und verpasste organisatorische und finanzielle Unterstützung.
Vorgehensweise
1
Die Rotierenden
Das Auswärtige Amt bietet bisher keine ganzheitliche Unterstützung an. Rotierende fühlen sich überfordert und alleingelassen. Sie vermissen einen Überblick über relevante Inhalte für ihre Rotation.
2
Die Fachreferate
Die Mitarbeiter*innen der Fachreferate sind durch die hohe Nachfrageraten stark belastet. Sie fühlen sich in der Phase der Rotation nicht ausreichend in der Lage, die Rotierenden zu unterstützen.
3
Das Auswärtige Amt
Es resultiert reduzierte Arbeitseffizienz der Mitarbeiter*innen über einen Zeitraum von bis zu 24 Wochen. Die Glaubwürdigkeit der Digitalisierungs- bestrebungen sinkt.
Zielsetzung
Um das Rotationsportal anwenderfreundlich zu gestalten, soll die Kollaboration zwischen den Referaten gestärkt werden. Statt die Organisationsstrukturen abzubilden, soll das Rotationsportal den Prozess zentral und als Ganzes unterstützen. Den rotierenden Mitarbeiter*innen soll ermöglicht werden, unbeschwerter durch den Prozess der Umsetzung zu finden, indem ihnen ein personalisierter Überblick geboten wird, der sie sicher und wertgeschätzt fühlen lässt.
Verbesserung der User Experience durch intuitiven Formularaufbau und Nutzerführung
Reduzierung der Eingabezeit mit Hilfe von Templates sowie Import / Export-Funktionalität
Experimentelle Evaluierung von Informationsextraktion mit Hilfe von KI / regelbasierten Systemen
Webapp im Sharepoint des Auswärtigen Amtes
Der Rotationsplaner
Bildet zum ersten Mal den Prozess der Rotation ganzheitlich und zentral ab und bietet in einer personalisierten interaktiven Checkliste einen Überblick über alle relevanten Aufgaben, Informationen und Formulare im Rotationsprozess
Unsere Ergebnisse sind frei verfügbar
Prozess
Grobe Auflistung des Arbeitsprozesses und Zwischenergebnisse im Rahmen von Tech4Germany.
Umsetzungsplan
Strategiekonzept, Potentiale und Risikobewertung zur Weiterarbeit im Auswärtigen Amt
Rotationsplaner
GitHub Repository der Webapp, die im Sharepoint des Auswärtigen Amtes läuft.
Projektteam
Technologie allein ist nicht die Lösung. Wir übergeben eine nutzerzentrierte Webapp an das Auswärtige Amt. Dort muss die Arbeit nun weitergehen. Es müssen Organisationsstrukturen und Arbeitsweisen geschaffen werden, die das Rotationsportal pflegen, anpassen und weiterentwickeln.
Carl Gödecken
Engineering Fellow
Brando Vasquez
Design Fellow
Stephan Detje
Engineering Fellow
Joshua Pacheco
Service Designer
Projektpartner
Stephanie Weidner
Arbeitsstab Digitalisierung
Daniela Weber
Personal-angelegenheiten